Cuando existe una controversia laboral, el Artículo 784 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) fija supuestos concretos en los que la carga de la prueba recae en el patrón. Si el tribunal solicita documentos y el empleador no los exhibe, los hechos afirmados por la persona trabajadora pueden presumirse ciertos. Tener a la mano contratos, controles y recibos no es un asunto formalista: define el rumbo del laudo y el costo del conflicto.
Qué debe probar el patrón según el Artículo 784
La autoridad puede requerir los documentos que la empresa tiene obligación legal de conservar. Ante controversia, estos son los temas donde el patrón debe acreditar su dicho:
| Materia en disputa | Qué se debe acreditar |
|---|---|
| Fecha de ingreso y antigüedad | Contratos, altas, movimientos y evidencias de permanencia o cambios de puesto. |
| Faltas de asistencia | Registros de asistencia, controles biométricos, reportes de incidencias y avisos. |
| Causa de rescisión o terminación | Comunicación escrita de hechos y fecha, constancias y expediente disciplinario. |
| Despido | Escrito con fecha y causa. La negativa lisa y llana no traslada la carga al trabajador. |
| Contrato de trabajo | Documento firmado con condiciones, puesto, salario y jornada. |
| Jornadas ordinarias y extraordinarias (hasta 9 horas/semana) | Reloj checador, rol de turnos, autorizaciones de horas extra y pagos correspondientes. |
| Pagos y prestaciones | Descansos, días obligatorios, aguinaldo, vacaciones, primas dominical, vacacional y de antigüedad. |
| Salario | Monto pactado y recibos timbrados CFDI. |
| PTU | Determinación, reparto y comprobantes de pago. |
| Seguridad social y vivienda | Incorporación y aportaciones al IMSS, INFONAVIT y SAR. |
Si no se presentan los documentos solicitados, el tribunal puede presumir ciertos los hechos alegados por la persona trabajadora. la pérdida o destrucción por caso fortuito no exime: el patrón debe probar su dicho por otros medios.
Excepciones y límites a la regla
La jurisprudencia ha marcado situaciones en las que la carga no recae íntegramente en el patrón o se matiza:
- Horas extra mayores a 9 por semana: cuando se alegan jornadas extraordinarias por encima de ese tope, corresponde a la persona trabajadora aportar pruebas adicionales sobre el tiempo laborado.
- Puestos de confianza de alto nivel: directores, administradores o gerentes deben probar la duración de sus jornadas ordinarias y extraordinarias, pues el empleador no siempre tiene mejores medios de prueba para ese hecho.
- Prestaciones extralegales: si se reclaman beneficios no previstos en ley (p. ej., bonos especiales o políticas internas), el trabajador debe demostrar la existencia de la obligación patronal.
- Renuncia: si la empresa sostiene que la terminación fue voluntaria, debe exhibir el escrito original de renuncia con elementos que acrediten voluntad, autonomía y espontaneidad.
Documentos que se deben conservar y exhibir (Artículo 804 LFT)
Además de lo anterior, la LFT obliga a la conservación y exhibición en juicio de documentos clave. Estos son los mínimos y sus plazos:
| Documentos | Plazo de conservación |
|---|---|
| Contratos individuales (cuando no exista contrato colectivo o contrato ley) | Mientras dure la relación y un año posterior. |
| Listas de raya o nóminas, o recibos de pago de salarios | Durante el último año y un año después de la terminación. |
| Controles de asistencia | Durante el último año y un año después de la terminación. |
| Comprobantes de PTU, vacaciones, aguinaldo, primas y cuotas de seguridad social | Durante el último año y un año después de la terminación. |
| Otros que señalen las leyes | Conforme al régimen aplicable (por ejemplo, plazos de contabilidad del CFF para CFDI). |
Lista de verificación para empresas
- Contratación: formaliza por escrito cada ingreso; integra expediente con identificación, puesto, salario y jornada.
- Control del tiempo: usa sistemas de asistencia confiables; resguarda reportes y autorizaciones de horas extra.
- Pagos y timbrado: emite CFDI de nómina; documenta vacaciones, aguinaldo, primas y descansos.
- Comunicación disciplinaria: entrega por escrito avisos, amonestaciones y, en su caso, causas de rescisión.
- Seguridad social: verifica altas, modificaciones salariales y aportaciones al IMSS, INFONAVIT y SAR.
- Archivo y trazabilidad: conserva documentos en los plazos legales y asegura su localización para exhibición inmediata.
Preguntas rápidas
¿Qué pasa si no tengo el contrato firmado? el tribunal puede presumir ciertos los hechos del trabajador respecto a condiciones, jornada o salario, por lo que conviene reconstruir evidencia con otros medios de prueba.
¿Puedo sustituir documentos perdidos? sí, pero la carga permanece: usa testigos, periciales contables, registros electrónicos, correos y copias certificadas para robustecer tu dicho.
¿Cómo manejo prestaciones extralegales? documenta políticas internas, criterios de elegibilidad y recibos; la claridad reduce litigios y da certidumbre a ambas partes.
Los recibos y CFDI de nómina que sirvan como prueba deben observar también los plazos y reglas de conservación del código fiscal de la federación, además de la lft.
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