El equipo de administración de cualquier tipo de entidad requiere información para poder monitorear su desempeño, tanto a nivel general como a nivel de sus componentes. En mi artículo publicado en El Economista el 31 de julio de 2024, hablamos de las características que debe de cumplir un sistema de información gerencial, por lo que no es el objeto de este artículo hablar de eso. Más bien quisiera enfocarme sobre los principales problemas que enfrenta la gerencia cuando no se cuenta con un nivel de consistencia en los diferentes sistemas de información.
Primero debemos partir de la base de que la entidad, es una sola, con diferentes componentes; sin embargo, cada componente debe estar diseñado para que interactúe coordinadamente con los demás a fin de cumplir con el objeto final de la entidad.
Así mismo los sistemas de información deben de estar coordinados para que la información que emana de la operación sea coherente y consistente en relación con las actividades que desarrolla cada componente o área.
Los principales problemas que enfrenta cualquier entidad en la gestión de sus sistemas de información son: una falta de integración de los diferentes sistemas, mala gestión de la calidad de información por un alto volumen de datos, una capacitación y experiencia insuficiente, tiempos muertos o inactivos, pendientes en automatización y digitalización de procesos, asuntos normativos y de privacidad, restricciones presupuestarias y por supuesto problemas en la seguridad de la información.
La falta de integración en los sistemas es un problema muy común en empresas con sistemas de información muy antiguos y complejos. Cuando los sistemas de información están aislados de los demás sistemas de la entidad, sea por que existen feudos en la entidad o por que los propios sistemas generan mucha información y la comunicación con los demás incluye procedimientos manuales obsoletos o muy confusos, afecta el flujo de información uy genera errores y retrasos.
Contar con información de calidad se vuelve un reto cuando existe un alto volumen de datos generados por la operación y no existen controles suficientes y efectivos para prevenir o detectar inconsistencias, errores o duplicidades.
La experiencia y capacitación del personal tanto usuario de los sistemas como del área de tecnología de información es fundamental para un buen funcionamiento de los sistemas. La falta de los mismos genera rechazo, lentitud y subutilización de los sistemas, que deriva a su vez en falta de oportunidad y calidad en la información.
Derivado de las fallas que puedan tener los sistemas o las interrupciones en su servicio, generan tiempos muertos e improductivos en la entidad, que pueden resultar en pérdidas de información y costos adicionales.
Cuando existen componentes en la entidad en donde algunos procesos importantes se manejan de forma manual o los sistemas son obsoletos, genera que exista lentitud en el flujo de información, errores no detectados y en general falta de calidad en la información.
El cumplimiento de diversas normas técnicas, legales, fiscales y de protección de datos personales, generan un reto en el diseño y operación de los sistemas, que de no atenderse pueden generar problemas legales y económicos para la entidad.
Una inversión insuficiente en sistemas de información puede generar que estos se vuelvan obsoletos, que no haya suficiente capacitación del personal o que no se contrate al equipo idóneo para cada función y generar cualquiera de los problemas anteriores.
Dejé al último la ciberseguridad, ya que esta puede generar la pérdida de información valiosa para la entidad e incluso los sistemas y hasta dañar el hardware, por lo que las empresas deben priorizar en la implementación de los sistemas de seguridad informática.
Cortesía de El Economista
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