La Ley Federal del Trabajo (LFT) indica que, una vez finiquitada la relación con un empleado, basta conservar contratos, recibos y listas de asistencia durante un año. Sin embargo, para el SAT y el IMSS ese plazo es insuficiente: sus reglas fiscales y de seguridad social prolongan la custodia a cinco, e incluso diez años en caso de auditoría.
Diferencias de criterio entre autoridades
- LFT Art. 804: conserva documentos toda la relación laboral y un año posterior; atiende al periodo de prescripción de demandas.
- LSS Art. 15: nóminas y listas de raya deben guardarse cinco años después de su emisión.
- CFF Art. 30: la contabilidad —incluidos CFDI de nómina— se resguarda cinco años desde la declaración correspondiente; puede extenderse a diez si hay irregularidades.
Plazos de resguardo por tipo de documento
| Documento | Fundamento | Plazo mínimo | Punto de partida |
|---|---|---|---|
| Contrato laboral, recibos de pago, listas de asistencia | LFT Art. 804 | 1 año | Desde la terminación del vínculo |
| Nóminas y listas de raya | LSS Art. 15 | 5 años | Desde su fecha de emisión |
| CFDI de nómina, contratos, contabilidad electrónica | CFF Art. 30 | 5 años (hasta 10 si hay revisión) |
Desde la declaración o fecha límite de presentación |
Buenas prácticas para evitar sanciones
- Digitaliza los expedientes y aplica respaldos cifrados; facilita la búsqueda cuando lleguen requerimientos.
- Etiqueta cada archivo con fecha de emisión y conceptos clave (ISR, IMSS, finiquito) para no confundir plazos.
- Implementa una política interna que tome el plazo más largo: si un recibo de nómina debe guardarse 10 años por el SAT, respétalo aunque la LFT solo pida uno.
- Revisa anualmente la vigencia de tu contabilidad; las revisiones fiscales comienzan a contar desde que presentas la declaración, no desde la fecha del documento.
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Cortesía de El Contribuyente
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