Con la temporada de lluvias intensas y otros fenómenos naturales, aumentan los riesgos de destrucción, inutilización, pérdida o robo de libros y registros contables. Si tu empresa sufrió un incidente, el Reglamento del Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Regla 2.8.1.16. de la Resolución Miscelánea Fiscal establecen un protocolo de reposición y avisos obligatorios para conservar la validez de tu contabilidad ante el SAT.
El Artículo 35 del Reglamento del CFF fija qué hacer cuando los registros se vuelven ilegibles total o parcialmente, mientras que la ficha 271/CFF del Anexo 1-A detalla el aviso que debe presentarse a la autoridad. A continuación, te explicamos los pasos, plazos y cuidados clave para reconstruir tu contabilidad sin exponerte a sanciones.
🔧 Reposición de la contabilidad: qué exige la norma
- Inutilización parcial: deben reponerse los asientos ilegibles del último ejercicio y se permite hacerlo por concentración.
- Destrucción o inutilización total: en los nuevos libros o sistemas se deben asentar los registros del ejercicio en que ocurrió el siniestro o robo; también puede aplicarse la técnica por concentración.
- Soporte público de los hechos: conserva el documento público (acta/certificación) que acredite lo ocurrido, hasta que se extingan las facultades de comprobación de la autoridad.
📬 Aviso obligatorio y plazo para reconstruir
La Regla 2.8.1.16. indica que, ante inutilización o destrucción total o parcial de libros o registros, el contribuyente debe presentar el “Aviso por la inutilización, destrucción, pérdida o robo de libros o registros contables” (ficha 271/CFF del Anexo 1-A).
| Acción | Fundamento | Plazo | Detalle |
|---|---|---|---|
| Presentar aviso al SAT | Regla 2.8.1.16., ficha 271/CFF | Inmediato tras el evento | Aporta descripción del hecho y soporte documental |
| Reconstrucción de asientos | Art. 35 Reglamento CFF y Regla 2.8.1.16. | 4 meses a partir de la fecha del aviso | Reponer el último ejercicio (inutilización parcial) o asentar el del ejercicio del evento (destrucción total); puede ser por concentración |
| Conservación del documento público | Art. 35 Reglamento CFF | Hasta que prescriban facultades de comprobación | Respalda objetivamente la causa del siniestro o robo |
📚 Qué integra la contabilidad a ojos del SAT
Para el SAT, la contabilidad es un conjunto amplio de elementos, no solo libros mayores o pólizas. Incluye, entre otros:
- Libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo y cuentas especiales
- Libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación
- Medios de almacenamiento de datos, equipos o sistemas de registro fiscal y control volumétrico
- Registros auxiliares, catálogo de cuentas y pólizas
- Avisos o solicitudes del RFC y su documentación soporte
- Declaraciones fiscales, estados de cuenta y conciliaciones bancarias
- Acciones, partes sociales y títulos de crédito
- Contratos laborales e información de seguridad social y aportaciones
- Documentación de comercio exterior (importaciones y exportaciones)
- Soporte de todas las operaciones y sistemas de control interno
🗄️ Plazos de conservación: cuánto tiempo debes guardar
- Regla general: 5 años (mientras existan facultades de comprobación).
- Hasta 10 años cuando: no se inscribió en el RFC, no se llevó contabilidad o no se conservó, o en ejercicios sin declaración.
- Documentos societarios clave (actas constitutivas, movimientos de capital, fusión/escisión, asociación en participación): durante toda la vida de la sociedad o contrato.
- Bienes y títulos de propiedad: mientras surtan efectos y el plazo adicional en que subsistan las facultades de comprobación.
🧾 Qué son los “asientos por concentración”
Aunque la norma permite asentar por concentración, no define su mecánica. En la práctica contable, se trata de asientos resumen que integran cargos y abonos provenientes de libros de primera entrada para reconstruir saldos. Dado que la documentación puede estar dañada o perdida, se sugiere una ruta técnica:
- Recolecta fuentes externas: estados de cuenta, XML de CFDI (emisor/receptor), declaraciones presentadas, acuses, pedimentos, nómina timbrada, contratos y reportes de proveedores o clientes.
- Cuadra con evidencias bancarias: conciliaciones de depósitos y retiros contra CFDI y pólizas previas.
- Genera asientos resumen por periodos (mensual o trimestral) y por naturaleza (ingresos, costos, gastos, impuestos, inventarios).
- Documenta criterios de estimación y soportes usados, dejando trazabilidad para auditoría.
🚨 Multas y riesgos si no repones
La reposición de registros no exime de responsabilidades administrativas o penales por actos u omisiones vinculados a la destrucción de la contabilidad. Si no repones los asientos, la autoridad puede determinar presuntivamente créditos fiscales (Art. 59 CFF) y aplicar las multas que correspondan. Por eso es crucial avisar a tiempo y reconstruir dentro de los 4 meses.
🧩 Lista mínima de acción inmediata
- Levanta acta o documento público que describa el siniestro o robo.
- Presenta el aviso 271/CFF lo antes posible.
- Activa un plan de recuperación con responsables, cronograma y metas por semana.
- Centraliza CFDI XML (emitidos y recibidos), estados de cuenta y declaraciones como núcleo de reconstrucción.
- Define metodología de asientos por concentración y conserva toda evidencia de soporte.
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